Sairaanhoitopiirissä potilaana

Sairaanhoitopiirin lakisääteisenä velvollisuutena on järjestää erikoissairaanhoidon palvelut Varsinais-Suomen alueella. Tietojen käsittely perustuu potilaan hoitoa ja tutkimusta koskeviin lakeihin ja asetuksiin, kuten:

• terveydenhuoltolaki
• laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä,
• erikoissairaanhoitolaki,
• mielenterveyslaki,
• tietosuojalaki ja EU:n tietosuoja-asetus
• arkistolaki,
• laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä,
• laki potilaan asemasta ja oikeuksista,
• sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista,
• laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä.

Potilaana potilasasiakirjojasi käytetään hoidon laadun varmistamiseen ja potilaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, toiminnan tilastointiin, laskutukseen, opetukseen ja tieteelliseen tutkimustoimintaan.

Asioidessa potilaana sairaanhoitopiirimme toimipisteissä keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Sinusta kerätään seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja: nimi ja henkilötunnus, kotikunta, osoite, puhelinnumero, nimeämäsi yhteyshenkilö, tarvittaessa alaikäisen huoltajan tai laillisen edustajan yhteystiedot, äidinkieli/asiointikieli.

Potilasrekisteri sisältää hoitosi ja tutkimuksesi järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot. Potilasasiakirjoihin kuuluvat varsinaiset potilaan hoitoa ja tutkimusta koskevat merkinnät ja myös muut hoidon yhteydessä syntyneet asiakirjat, kuten erilaiset lähetteet, tulokset ja lausunnot, röntgenkuvat, ajanvaraustiedot, potilaspäiväkirjat sekä muut tallenteet.

Hälytystehtävissä keräämme hätäkeskuksen välittämiä tehtäviä ja niiden hoitamiseen liittyviä tietoja.

Keräämme myös tietoja, joita tarvitsemme potilasmaksuasioiden käsittelyssä, sekä lisäksi tilastoinnin ja tutkimuksen kannalta välttämättömiä tietoja.

Säilytämme potilastietojasi lain velvoittaman ajan. Potilastietojen säilytysajat perustuvat sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista. Sairaanhoitopiirissä säilytysajat ovat tarkkaan ohjeistettu ja määritelty sairaanhoitopiirin toimintaohjeissa.

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilastietoihisi liittyen.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä voit olla yhteydessä potilasrekisterin yhteyshenkilöihin (ks. 8. Keneltä voin kysyä lisätietoja?).

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö sairaanhoitopiirissä sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilasasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Potilastietoja koskeva tietopyyntö

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä
   • Jos haluat tarkastaa potilastietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä terveydenhuollon ammattihenkilön läsnä ollessa, ota yhteyttä sinua viimeksi hoitaneeseen yksikköön.
2. Toimittamalla valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen pyynnön, postitse tai sähköisesti
   • voit toimittaa valmiin lomakkeen sen sairaalan potilaskertomusarkistoon, josta tietoja pyydät tai
   • vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt, potilastiedot (hoidon aihe/ajanjakso) taikka
   • voit toimittaa edellä mainitun pyynnön sähköisesti Suomi.fi -palvelussa.

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy toimittamasta tietoja tietosuojalain (1050/2018) 34.1 § perustuvasta syystä, tulee sen ilmoittaa kieltäytymisen syyt potilaalle, ellei tämä vaaranna kieltäytymisen tarkoitusta. Mahdollisesta kieltäytymisestä annamme kirjallisen todistuksen, jossa kerrotaan kieltäytymisen syy.

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi postitse sairaanhoitopiirin kirjaamoon tai sähköisesti:

• toimittamalla valmiin lomakkeen tai
• toimittamalla vapaamuotoisen, kirjallisen, pyynnön, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanantarkasti taikka
• toimittamalla edellä mainittu pyyntö sähköisesti Suomi.fi-palvelussa.

Potilaan vaatiessa potilasasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon kannalta tarpeellisia. Terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon liittyviä johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka potilas itse olisikin niistä eri mieltä. Virheelliseksi ei myöskään katsota merkintää, joka vastaa merkinnän tekohetkellä vallinnutta käsitystä, vaikka myöhemmin esim. aiemmin kirjattu diagnoosi osoittautuisi virheelliseksi.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt asiassa kieltäytymiseen.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Et siis voi vaatia potilastietojasi poistettavaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla ei ole oikeutta vaatia meitä siirtämään tietojasi järjestelmästä toiseen silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Et siis voi vaatia tietojasi siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.  

Sairaanhoitopiirissä on määritetty toimintaprosessi tilanteisiin, joissa henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus. Kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin sinun oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme loukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinun mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Oikeus potilasrekisterin käyttölokitietoihin

Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (27.8.2021/784) on säädetty, että sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste.

Mikäli haluat saada meiltä käyttölokitietoja sinua koskevista tiedoista, tulee sinun joko:

• tehdä pyyntö valmiilla lomakkeella
• lähettää vapaamuotoinen pyyntö VSSHP:n kirjaamoon. 

Potilasasiakirjoihisi sisältyvät tiedot ovat aina salassa pidettäviä ja henkilökunnallamme on vaitiolovelvollisuus. Pääsääntöisesti luovutamme henkilötietoja velvoittavan lainsäädännön vuoksi.

Lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietojasi

Tietojasi luovutetaan ensinnäkin silloin, kuin meitä velvoittaa jokin laki luovuttamaan henkilötietojasi. Luovutamme potilastietojasi seuraaville tahoille:

• Kansalliseen terveysarkistoon (Reseptikeskus, Tahdonilmaisupalvelu, Tiedonhallintapalvelu) teknisen käyttöyhteyden avulla.
• Varsinais-Suomen alueen alueelliseen yhteisrekisteriin terveydenhuoltolain 9 § edellyttämällä tavalla teknisen käyttöyhteyden avulla, mikäli et ole kieltänyt näiden tietojen käsittelemistä tai luovuttamista.
• Tutkimus-, suunnittelu ja tilastointitarkoituksissa terveydenhuollon valtakunnallisiin lakisääteisiin rekistereihin teknisen käyttöyhteyden avulla.
• Viranomaisille ja muille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin (esimerkiksi sinua edustavalle vakuutusyhtiölle) paperitulosteena tai teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja meiltä pyytävän on kirjallisesti yksilöitävä pyyntönsä ja se mihin lakiin tietojen luovutus perustuu.
• Laskuihin liittyvät tiedot luovutamme tarvittaessa kotikuntasi terveydenhuoltoon ja maksuhäiriötapauksissa perintätoimenpiteiden hoitajalle.

Potilastietojen luovuttaminen sinun suostumuksellasi

Luovutamme potilastietojasi pyytämillesi tahoille sinun suostumuksesi perusteella. Tällainen tilanne voi esimerkiksi olla, kun:

• Sinä pyydät, tai sinun laillisen edustajasi pyytää, luovuttamaan tietojasi omalle lääkärille, lähettäneelle lääkärille ja jatkohoitopaikkaan
• Olet antanut nimetylle Biopankille suostumuksesi näytteenluovutukseen. Luovutettavat tiedot voivat käsittää näytteen ohella henkilön terveyttä, sairautta, annettua hoitoa, hoidon tuloksia ja tutkimustuloksia koskevaa tietoa. Turussa toimivan Auria Biopankin toimintaan rekisterinpitäjänä voit tutustua heidän sivuillaan www.auria.fi.

Henkilötietojen käsittely sairaanhoitopiirin puolesta ja lukuun

Toiminnassamme luovutamme tietoja myös henkilötietoja meidän lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville tarjoajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman nimenomaista lupaasi tai elintärkeän etusi suojaamiseksi.

Sairaanhoitopiiri haluaa toteuttaa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta ja sisällyttää tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset jo aikaisessa vaiheessa osaksi henkilötietojen käsittelyä. Tietoturvan osalta meitä ohjaavat periaatteet määritellään Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tietoturvapolitiikassa.

Potilastietojen suojaaminen

Potilastietoja saavat käyttää vain potilaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Sairaanhoitopiirin ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilastietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Jokainen työntekijämme ja potilastietojamme käsittelevä sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä sairaanhoitopiirin ehtoihin ja toimintatapoihin. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Jokainen sairaanhoitopiirin työntekijä allekirjoittaa työsuhteensa alussa erillisen tietosuojasitoumuksen. Henkilökuntamme perehdytetään ja taitoja ylläpidetään vuosittain järjestettävissä tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.

Manuaalisten potilasasiakirjojen suojaus

Arkistoissamme on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Osastoilla ja poliklinikoilla asiakirjat ja käyttöliittymät asiakirjoihin säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla. 

Lisätietoa potilasasiakirjoista
Potilastiedot ja -asiakirjat

Potilaskertomusarkistojen ja tietosuoja-asioiden asiakaspalvelunumero
Puh. 02 313 2989
arkisin klo 9–11 ja 12–15

Lisäksi voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja@tyks.fi.