Työnhakijana, työntekijänä tai opiskelijana sairaanhoitopiirissä

Kun haet meiltä työpaikkaa tai tulet meille työntekijäksi tai opiskelijaksi, keräämme sinusta sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä rekrytointiprosessin tai palvelussuhteen hoitamiseksi sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Pääsääntöisesti annat nämä tiedot meille itse itsestäsi mutta myös esimies ja sairaanhoitopiirin Henkilöstöpalvelut tai opiskelijapalvelut voivat tallentaa sinua koskevia tietoja palvelusuhteesi tai opiskelujaksosi aikana.

Tietojen käsittely perustuu virka- ja työehtosopimuksiin sekä työntekijää/viranhaltijaa koskeviin lakeihin ja asetuksiin, kuten:

• Työsopimuslaki (55/2001)
• Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
• Julkisten alojen eläkelain voimaanpanolaki (82/2016)
• Työaikalaki (605/1996)
• Vuosilomalaki (162/2005)
• Työterveyshuoltolaki (1383/2001)
• Sairausvakuutuslaki (1224/2004)
• Nimikirjalaki (1010/1989)
• Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/94)
• Asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
• Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007)
• Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
• Yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
• Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
• Työturvallisuuslaki (738/2002)
• Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006)
• Opintovapaalaki (273/1979) ja opintovapaa-asetus (864/1979)
• Vuorotteluvapaalaki (1305 /2002)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Hallintolaki (434/2003)
• Kuntalaki (410/2015)
• Tietosuojalaki ja EU:n tietosuoja-asetus
• Arkistolaki (831/1994)

Rekrytointiprosessin yhteydessä ja palvelusuhteen aikana keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot.

Rekrytoinnin yhteydessä sinusta kerätään seuraavia tietoja: nimi, syntymäaika, osoite, asuinkunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kielitaito, tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, työkokemus sekä muut tiedot, jotka haluat itse meille työhakemuksen yhteydessä itsestäsi antaa.

Tullessasi työntekijäksi sairaanhoitopiiriin kerätään sinusta seuraavia tietoja: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sukupuoli, äidinkieli, kielitaito, pankkitilinumero, verotustieto (verokortti) koulutus- ja tutkintotiedot sekä tiedot muilla työnantajilla tehdyistä aiemmista palvelussuhteista, joilla on vaikutus työkokemuslisän maksamiseen.

Palvelussuhteen aikana tallennamme sinusta palvelusuhteeseen liittyviä tietoja kuten palvelussuhteen kesto, tehtävänimike, palkkaustiedot, työaikamuoto, työntekopaikka ja työvuorotiedot. Lisäksi keräämme palvelusuhteen aikana palvelussuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja kuten poissaolotiedot työstä (sairauslomat, perhevapaat, vuosilomat, virkavapaat), täydennyskoulutustietoja, osaamis- ja lupatietoja sekä työhyvinvoinnin prosesseihin liittyviä tietoja.

Tullessasi sairaanhoitopiiriin opiskelijaksi, sinusta kerätään opiskelujaksosi hallinnoinnin kannalta tarpeelliset tiedot, kuten nimi, syntymäaika, kotiosoite, opiskelijan ryhmätunnus, tutkintonimike, oppilaitos, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä opiskelu- ja työhistoriatietoja.

Säilytämme henkilötietojasi lain velvoittaman ajan. Sairaanhoitopiirissä säilytysajat ovat tarkkaan ohjeistettu ja määritelty sairaanhoitopiirin toimintaohjeissa.

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on rekrytointiprosessin tai palvelusuhteen aikana kerättyihin henkilötietoihin liittyen.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä voit olla yhteydessä henkilöstö-/palvelussuhderekisterin yhteyshenkilöihin (katso kohta 8. Keneltä voin kysyä lisätietoja?).

Oikeus saada pääsy tietoihin

Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina asiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.   

Palvelusuhdetta koskeva tietopyyntö

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti henkilöstöpalveluissa tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi: 

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä: palvelusuhteeseen liittyen: Henkilöstöpalvelut, Raision sairaala, 1. kerros, F-osa ja työnhakuun liittyen: Rekrytointi, U-sairaala A-osa, 10-kerros.
2. Toimittamalla vapaamuotoisen pyynnön postitse: voit toimittaa vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt tiedot osoitteella: Henkilöstöpalvelut, PL 52, 20521 Turku.
3. Toimittamalla vapaamuotoisen pyynnön sähköisesti Suomi.fi-palvelussa (lisätietoja Suomi.fi-palvelusta)

Kuntarekry-järjestelmän kautta meille jättämää työhakemusta pääset katsomaan itse omien Kuntarekry-järjestelmän tunnusten kautta.  

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy toimittamasta tietoja tietosuojalain (1050/2018) 34.1 § perustuvasta syystä, tulee sen ilmoittaa kieltäytymisen syyt rekisteröidylle, ellei tämä vaaranna kieltäytymisen tarkoitusta. Mahdollisesta kieltäytymisestä annamme kirjallisen todistuksen, jossa kerrotaan kieltäytymisen syy. 

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi postitse sairaanhoitopiirin kirjaamoon tai henkilökohtaisesti:

• toimittamalla vapaamuotoisen, kirjallisen, pyynnön, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanantarkasti.

Työnhakijan tai työntekijän vaatiessa merkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot rekrytointiprosessin tai palvelussuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisia.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt asiassa kieltäytymiseen.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Et siis voi vaatia palvelussuhdetietojasi poistettavaksi. Työhakemuksesi sijaishakuun voit pyytää poistettavaksi. Voit myös itse muuttaa sijaishakemuksesi tilan "Ei käytettävissä" jolloin hakemuksesi pseudonymisoituu (suorat tunnistetiedot kuten etunimi, sukunimi, poistuvat).

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla ei ole oikeutta vaatia meitä siirtämään tietojasi järjestelmästä toiseen silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Et siis voi vaatia tietojasi siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Sairaanhoitopiirissä on määritetty toimintaprosessi tilanteisiin, joissa henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus. Kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin sinun oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme loukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinun mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Pääsääntöisesti luovutamme työnhakijoiden tai työntekijöiden henkilötietoja vain velvoittavan lainsäädännön tai työnantajavelvoitteiden hoitamisen vuoksi. Luovutamme henkilötietojasi seuraaville tahoille teknisen käyttöyhteyden avulla:

• Länsirannikon työterveys Oy:lle siirrämme työntekijöidemme perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, ammatti, työyksikkö, palveluyksikkö) henkilöstön lakisääteisten työterveyspalvelujen hoitamista varten,
• pankeille siirrämme maksatustiedot suorasiirtona palkanmaksujärjestelmästämme jakajapankkina toimivaan Osuuspankkiin palkanmaksun hoitamiseksi,
• ammattijärjestöille siirrämme tiedot perityistä jäsenmaksuista niiden työntekijöiden osalta, jotka ovat antaneet valtakirjan ay-maksun perimiseksi palkasta,
• veroviranomaisille siirrämme tiedot toimitetuista ennakonpidätyksistä,
• tilastokeskukselle toimitamme henkilö- ja palvelussuhde sekä palkkatiedot eri tilastopyynnöissä tilastolain velvoitteiden mukaisesti,
• kunnalliselle eläkevakuuttajalle toimitamme eläkeperustiedot neljännesvuosittain sekä alkaneet ja päättyneet palvelussuhteet sekä vuosiansiot vuosittain,
• sairaanhoitopiirin pääluottamusmiehille toimitamme KT:n luottamusmiessopimuksen mukaiset tiedot viranhaltijoista ja työntekijöistä.

Työhakemustietojen luovuttaminen

Perustuslaissa ja julkisuuslaissa säädetään julkisuusperiaatteesta. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa säädetä toisin. Työhakemukset liitteineen tulevat julkiseksi sen jälkeen kun ne ovat saapuneet meille. Annamme työhakemustasi koskevia tietoja kuitenkin vain jos niitä joku erikseen vaatii. Hakemuksesi saattaa sisältää salassa pidettävää tietoa, kuten tietoja vapaa-ajan harrastuksesta ja perhe-elämästä. Samoin sinulle mahdollisesti suoritettujen soveltuvuustestien tulokset ovat salaisia. Näitä salassa pidettäviä tietoja emme luovuta.       

Henkilötietojen käsittely sairaanhoitopiirin puolesta ja lukuun

Toiminnassamme luovutamme henkilötietoja meidän lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville tarjoajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Sairaanhoitopiiri haluaa toteuttaa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta ja sisällyttää tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset jo aikaisessa vaiheessa osaksi henkilötietojen käsittelyä. Tietoturvan osalta meitä ohjaavat periaatteet määritellään Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tietoturvapolitiikassa.

Henkilötietojen suojaaminen

Työnhakijoiden ja työntekijöiden tietoja saavat käyttää vain rekrytointiin tai palvelussuhdeasioiden hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Henkilöstöpalvelut päättää henkilöstöasioiden organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille henkilöstötietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttäjäoikeudet on pääsääntöisesti rajattu työyksikkökohtaisesti.  

Jokainen työntekijämme ja työnhakijoiden tai työntekijöiden henkilötietojen käsittelevä sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä sairaanhoitopiirin ehtoihin ja toimintatapoihin. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Jokainen sairaanhoitopiirin työntekijä allekirjoittaa työsuhteensa alussa erillisen tietosuojasitoumuksen. Henkilökuntamme perehdytetään ja taitoja ylläpidetään vuosittain järjestettävissä tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.   

Manuaalisten henkilöasiakirjojen suojaus

Arkistoissamme on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Henkilöstöpalveluissa ja yksiköissä henkilöstöön liittyvät asiakirjat ja käyttöliittymät asiakirjoihin säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla. 

Henkilöstöpalvelut:

• Toimistopäällikkö Mia Seppälä, s-posti: mia.seppala@tyks.fi 

Opiskelijapalvelut:

• Opetuskoordinaattori Tiina Tarr, s-posti: tiina.tarr@tyks.fi

Lisäksi voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja@tyks.fi.